Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
1. Verantwortlicher
Christian Schramm (Betreiber von Casaris)
Große Gartenstraße 44
14776 Brandenburg an der Havel
E-Mail: datenschutz@casaris.de
2. Zwei Rollen: eigene Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung
Casaris ist eine Software-as-a-Service-Plattform für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Mietobjekten. Dabei unterscheiden wir zwei Arten der Datenverarbeitung:
Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten unserer Vertragspartner (Kontoinhaber, z. B. eine Hausverwaltung oder ein Privateigentümer) selbst — etwa Registrierungs-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten des Kontos. Diese Erklärung beschreibt diese Verarbeitung.
Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden die personenbezogenen Daten von deren Eigentümern, Mietern und Beiratsmitgliedern (z. B. Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Zahlungsdaten, Kommunikationsverläufe), die diese in Casaris eintragen. Verantwortlich für diese Daten im Sinne der DSGVO bleibt in diesem Fall unser Kunde — nicht Casaris. Grundlage ist unser separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den jeder Kunde bei Vertragsschluss erhält. Betroffene, deren Daten auf diese Weise verarbeitet werden, wenden sich mit Auskunfts- und sonstigen Anliegen bitte zunächst an die jeweilige Hausverwaltung bzw. den jeweiligen Eigentümer, die/der ihre Daten in Casaris hinterlegt hat.
3. Registrierung und Nutzerkonto
Bei der Registrierung erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext), sowie optional Firmen- und Adressdaten. Diese Daten sind zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Jedes Konto startet mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase; danach entscheiden Sie über die weitere Nutzung.
4. Zwei-Faktor-Authentifizierung
Falls Sie die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktivieren, wird das dafür nötige Secret AES-256-verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Kontosicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Ihre eigene Entscheidung zur Aktivierung.
5. Cookies und Sitzungsverwaltung
Casaris setzt ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein, um Sie nach der Anmeldung eingeloggt zu halten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es werden keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken eingesetzt und keine Daten an Dritte zu diesen Zwecken weitergegeben.
6. Zahlungsabwicklung für Ihr Abonnement (Stripe)
Zahlt ein Kunde sein Casaris-Abonnement per Kreditkarte/SEPA-Lastschrift, erfolgt die Abwicklung über unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland). Dabei übermitteln wir die zur Zahlungsabwicklung nötigen Daten (Name, E-Mail, Zahlungsdaten) an Stripe. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy. Zahlt ein Kunde stattdessen per Rechnung/Überweisung, findet keine Datenübermittlung an Stripe statt.
7. E-Mail-Versand (Resend)
Für den Versand von System-E-Mails (z. B. Benachrichtigung über eine neue Nachricht in der Plattform, Passwort-Zurücksetzen) nutzen wir den E-Mail-Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA). Diese E-Mails enthalten aus Datenschutzgründen bewusst keine Inhalte, sondern nur einen Hinweis und einen Link zur Plattform — die eigentliche Information bleibt in Casaris selbst. Da Resend Daten in die USA (ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss) übermitteln kann, erfolgt dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an zuverlässiger Benachrichtigung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
8. KI-Belegerkennung (optionales Modul)
Aktiviert ein Kunde das optionale Modul „KI-Belegerkennung", werden hochgeladene Belege zur automatischen Erkennung von Datum, Betrag, Beschreibung und Aussteller an Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt. Dies geschieht ausschließlich, wenn ein Kunde dieses Modul aktiv zubucht, und ebenfalls auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Der Vorschlag wird dem Nutzer vor dem Speichern zur Prüfung und Bestätigung angezeigt, nicht automatisch übernommen.
9. Bankkonto-Abgleich (optional, Enable Banking)
Verknüpft ein Kunde ein Zahlungskonto mit einem echten Bankkonto zum automatischen Kontoauszugsabgleich, erfolgt dies über den lizenzierten PSD2-Kontoinformationsdienst Enable Banking. Die dafür nötige ausdrückliche Zustimmung erfolgt über eine Weiterleitung direkt zur jeweiligen Bank (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für ggf. besondere Kategorien innerhalb der Kontoumsätze). Diese Funktion ist rein optional.
10. Support-Zugriff und Protokollierung
Zur Fehlerbehebung kann unser Support in Ausnahmefällen mit Ihrer Zustimmung vorübergehend auf ein Nutzerkonto zugreifen. Jeder Support-Zugriff wird protokolliert (Zeitpunkt, zugreifende Person) und ist für Sie im System jederzeit einsehbar. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an funktionsfähigem Support (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
11. Hosting
Casaris befindet sich aktuell im Aufbau und läuft noch nicht produktiv. Sobald ein Hosting-Anbieter feststeht, wird dieser Abschnitt mit den konkreten Angaben (Anbieter, Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag) ergänzt.
12. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten, solange ein Vertragsverhältnis besteht, sowie darüber hinaus, wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen (z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB, § 147 AO für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten). Nach Beendigung des Vertrags und Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten gelöscht.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte Adresse. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
14. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert (z. B. bei Wahl eines Hosting-Anbieters). Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter dieser Adresse.